Politica de confidențialitate

Versiunea documentului 1.0 · În vigoare din 18.08.2026

Prezenta politică explică modul în care JERICHO CONCEPT S.R.L., CUI 46008592, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J05/1060/2022, cu sediul în Str. Nufărului nr. 27D, bl. PB147, ap. 15, Oradea, județul Bihor, România, 410533, telefon 0738 966 233 („noi”), prelucrează date cu caracter personal în legătură cu aplicația CADARSYS și cu site-ul cadarsys.ro, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și cu Legea nr. 190/2018.

Contact pentru orice chestiune privind datele personale: contact@cadarsys.ro

1. Principiul de bază: datele biroului rămân la birou

CADARSYS este o aplicație care rulează local, pe calculatoarele biroului licențiat. Baza de date cu clienți, dosare, documente, acte de identitate scanate și evidențe financiare se află exclusiv pe echipamentele biroului.

Noi nu avem acces la această bază de date, nu o copiem și nu o putem citi de la distanță. Pentru datele clienților săi, biroul este operator, iar noi nu suntem nici operator, nici persoană împuternicită.

Există două situații în care date ale biroului ajung la noi, ambele declanșate de birou și descrise mai jos: funcțiile de inteligență artificială (secțiunea 4) și fișierele trimise voluntar la suport, împreună cu tichetele de feedback (secțiunea 5).

Separat de acestea, aplicația poate trimite date către servicii alese sau folosite de birou, la care noi nu avem acces: destinația de backup configurată de birou (secțiunea 6 — copiile pleacă criptate cu o parolă pe care numai biroul o cunoaște, către gazda aleasă de el), facturarea electronică, hărțile, mesageria, e-mailul, serviciul de marcă temporală la semnarea digitală și ANCPI. Lista completă, cu ce se transmite și cum se oprește, se află în Anexa A.

2. Ce date prelucrăm noi, ca operator

2.1 Vizitatorii site-ului și formularul de contact

• Date: nume, denumirea biroului, telefon, e-mail, conținutul mesajului.
• Scop: să răspundem solicitării și, dacă e cazul, să transmitem o ofertă.
• Temei: demersuri precontractuale la cererea persoanei (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR).
• Cum: mesajul este transmis prin e-mail către noi. Nu este stocat într-o bază de date pe site.
• Durată: 24 de luni de la ultima corespondență, apoi se șterge.

2.2 Comenzile plasate prin formularul de pe site

• Date: denumirea biroului, forma juridică, codul de identificare fiscală, numărul de înregistrare la Registrul Comerțului, sediul, reprezentantul legal, e-mailul, telefonul, opțiunile de abonament, precum și dovada acceptării: cele trei confirmări bifate, versiunea documentelor acceptate, momentul plasării comenzii și adresa IP de la care a fost plasată.
• Scop: încheierea și executarea contractului de licență, emiterea facturii și dovedirea acordului dumneavoastră, într-o contractare care se face integral electronic, fără semnătură olografă.
• Temei: executarea contractului și demersurile precontractuale (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR); pentru elementele de dovadă a acceptării, interesul nostru legitim de a putea proba încheierea contractului (lit. f).
• Cum: comanda ne este transmisă prin e-mail. Nu este stocată într-o bază de date pe site.
• Durată: pe durata contractului și 3 ani după încetarea acestuia, termen în care se pot ridica pretenții contractuale.

2.3 Reprezentanții birourilor licențiate

• Date: nume și prenume, denumirea biroului, CUI, adresă, e-mail, telefon, oraș, județ, planul contractat, istoricul plăților și al comunicărilor administrative.
• Scop: executarea contractului, emiterea facturilor, suport, notificări privind abonamentul.
• Temei: executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b) și obligații legale fiscale (lit. c).
• Durată: pe durata contractului; documentele contabile se păstrează conform legii fiscale (în prezent 10 ani).
• Caracterul furnizării: furnizarea acestor date este necesară pentru încheierea și executarea contractului și pentru emiterea documentelor fiscale; fără ele nu putem furniza licența.

2.4 Date tehnice de licențiere

La verificarea periodică a licenței, aplicația transmite către serverul nostru: codul de licență; un identificator aleatoriu, generat o singură dată la instalare și păstrat criptat pe calculatorul respectiv (nu se citesc și nu se transmit caracteristici ale echipamentului); versiunea instalată; numărul de calculatoare înregistrate; numărul de persoane autorizate distincte care au lucrări în aplicație — doar numărul, niciun element de conținut. La acestea se adaugă adresa IP din care se face cererea și momentul verificării.

• Scop: verificarea valabilității abonamentului, respectarea numărului de stații, prevenirea folosirii neautorizate.
• Temei: executarea contractului și interesul legitim de a preveni utilizarea frauduloasă (art. 6 alin. 1 lit. b și f).
• Nu se transmite niciun element din baza de date a biroului: niciun nume de client, niciun număr cadastral, nicio sumă, niciun document.
• Durată: evenimentele de licențiere se păstrează 24 de luni.

2.5 Consumul funcțiilor de inteligență artificială

Când biroul folosește funcțiile AI incluse în abonament, serverul nostru înregistrează exclusiv contoare agregate: numărul de cereri, numărul de unități de text procesate și costul estimat, pe lună și pe birou.

Nu stocăm conținutul cererilor și nici răspunsurile. Contoarele se înregistrează numai pentru cererile care trec prin serverul nostru. Detalii în secțiunea 4.

2.6 Solicitările de suport și feedback

• Date: identitatea celui care solicită, descrierea problemei, informații tehnice de diagnostic și, dacă utilizatorul le atașează, fișiere.
• Scop: rezolvarea solicitării și îmbunătățirea produsului.
• Temei: executarea contractului și interesul nostru legitim de a remedia defectele semnalate și de a îmbunătăți produsul.
• Durată: 24 de luni.

3. Ce NU facem

• Nu vindem și nu închiriem date personale.
• Nu folosim datele birourilor pentru publicitate către terți.
• Nu folosim datele clienților birourilor pentru antrenarea vreunui model de inteligență artificială.
• Nu instalăm cookie-uri de analiză, de urmărire sau de publicitate pe cadarsys.ro.
• Nu accesăm de la distanță calculatoarele biroului fără acordul explicit, dat pentru fiecare sesiune.

4. Funcțiile de inteligență artificială

Aplicația include funcții asistate de inteligență artificială: asistentul „Copilot”, analiza referatelor ANCPI și, opțional, recunoașterea de precizie maximă a actelor de identitate.

Cum circulă datele: aplicația trimite conținutul solicitat de utilizator către serverul nostru, care îl transmite mai departe, fără să îl stocheze, către Anthropic PBC (Statele Unite ale Americii), furnizorul modelului. Răspunsul se întoarce pe aceeași cale.

• Ce poate conține: întrebarea utilizatorului, extrase din dosarele biroului pe care asistentul le consultă pentru a răspunde, textul unui referat ANCPI și — numai dacă utilizatorul alege expres varianta de precizie maximă — imaginea unui act de identitate, care conține inclusiv codul numeric personal.
• Rolurile: pentru acest flux, biroul este operator, noi suntem persoană împuternicită, iar Anthropic PBC este subîmputernicit. Condițiile sunt detaliate în Acordul de prelucrare a datelor (AI), parte a contractului.
• Zero stocare la noi: serverul nostru nu salvează conținutul cererilor sau al răspunsurilor; păstrează doar contoarele agregate de la secțiunea 2.5.
• La furnizorul modelului: Anthropic PBC păstrează cererile și răspunsurile pentru o perioadă limitată, potrivit termenilor săi comerciali în vigoare, și nu le folosește pentru antrenarea modelelor. Termenii aplicabili și durata exactă sunt cele publicate de furnizor la momentul prelucrării.
• Cheia proprie a biroului: dacă biroul configurează în aplicație propria cheie de acces la furnizorul modelului, conținutul se transmite direct de la calculatorul său către acel furnizor, fără a trece prin serverele noastre și fără a fi contorizat. În această situație noi nu prelucrăm datele respective, iar raportul contractual și temeiul transferului sunt exclusiv între birou și furnizorul modelului.
• Transfer în afara UE: transferul către Anthropic PBC se realizează în temeiul clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene.
• Control: funcțiile AI pot fi dezactivate integral din setările aplicației. Recunoașterea locală, gratuită, a actelor de identitate (care nu trimite nimic în afara calculatorului) rămâne disponibilă și în acest caz.
• Garanții pentru codul numeric personal: acces limitat, transmitere criptată, fără stocare la noi, personal instruit.

5. Suportul tehnic

Dacă biroul ne trimite fișiere pentru diagnostic (o bază de date, un document generat greșit, o captură de ecran), acestea pot conține date ale clienților săi. În această situație:

• prelucrăm datele exclusiv pentru rezolvarea problemei semnalate;
• nu le folosim în alt scop și nu le comunicăm nimănui;
• le ștergem după închiderea solicitării, în cel mult 90 de zile;
• biroul rămâne operator, iar noi acționăm ca persoană împuternicită pe durata intervenției.

Recomandăm birourilor să transmită, atunci când este posibil, fișiere fără date reale de client.

6. Copiile de siguranță

Aplicația realizează copii de siguranță locale, pe echipamentele biroului. Funcția de backup offsite trimite copii criptate către o destinație aleasă și configurată de birou (de exemplu propriul spațiu de stocare). Cheia de criptare rămâne la birou. Noi nu găzduim copii de siguranță ale birourilor și nu putem citi conținutul acestora.

7. Destinatarii datelor

Aceștia sunt destinatarii pentru prelucrările în care noi suntem operator. Pentru serviciile folosite de birou prin aplicație, vezi Anexa A.

8. Securitate

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate: transmiterea datelor prin internet se face prin conexiuni criptate (HTTPS/FTPS), iar traficul dintre stațiile biroului circulă în rețeaua locală proprie a acestuia, protejat prin autentificare cu cheie partajată și prin măsurile de securitate ale rețelei sale; parole stocate ca amprente criptografice, credențialele sensibile din aplicație (parola contului eTerra, chei de acces) criptate cu mecanismele sistemului de operare, acces la serverul de licențe limitat și protejat prin autentificare cu limitarea încercărilor, jurnalizarea operațiunilor administrative.

9. Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție, precum și dreptul de a vă retrage consimțământul acolo unde acesta este temeiul prelucrării. Solicitările se transmit la contact@cadarsys.ro și primesc răspuns în cel mult 30 de zile.

Dacă vă considerați nedreptățit, vă puteți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, București, www.dataprotection.ro, sau instanței competente.

Dacă sunteți client al unui birou de cadastru care folosește CADARSYS și doriți să vă exercitați drepturile cu privire la datele din dosarul dumneavoastră, adresați-vă biroului respectiv: el este operatorul acelor date, iar noi nu avem acces la ele.

10. Anexa A — Unde pot pleca datele din aplicație

Aplicația rulează local, dar are funcții care comunică, la cererea biroului, cu servicii externe. Tabelul de mai jos le enumeră pe toate. În fiecare dintre aceste situații operatorul rămâne biroul, iar noi nu primim datele respective.

Nu comunică nimic în afara calculatorului: recunoașterea locală a actelor de identitate, generarea documentelor, desenul din AutoPAD, baza de date și fișierele lucrărilor. Fontul interfeței este găzduit local, în aplicație.

11. Modificări

Vom actualiza această politică ori de câte ori este necesar. Versiunea în vigoare este publicată permanent pe cadarsys.ro și în aplicație, la Setări → Legal. Modificările importante sunt anunțate în aplicație.

JERICHO CONCEPT S.R.L. · contact@cadarsys.ro · cadarsys.ro