Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Model pus la dispoziția biroului licențiat. Se completează cu datele biroului și se înmânează clientului odată cu contractul de prestări servicii, ori se afișează la sediu.

⚠️ Acest document NU este al JERICHO CONCEPT S.R.L.. Este un model pe care biroul îl folosește în relația cu proprii clienți, pentru că biroul este operator de date cu caracter personal, iar legea îi cere să informeze persoanele ale căror date le prelucrează. Textul acoperă situația obișnuită a unui birou de cadastru care lucrează cu CADARSYS; biroul îl adaptează la realitatea sa și, dacă are dubii, îl verifică cu un consilier propriu.

1. Cine prelucrează datele

[Denumirea biroului], cu sediul în [adresă], CUI [•], reprezentat prin [nume], telefon [•], e-mail [•], în calitate de operator.

2. Ce date prelucrăm și de unde

Pentru întocmirea documentației cadastrale prelucrăm:

• date de identificare: nume, prenume, codul numeric personal, seria și numărul actului de identitate, domiciliul, cetățenia, starea civilă;
• date de contact: telefon, e-mail;
• date privind imobilul: adresă, număr cadastral, topografic, de carte funciară, tarla și parcelă, suprafață, vecinătăți, categorie de folosință;
• acte de proprietate și acte conexe: contracte, certificate de moștenitor, titluri de proprietate, hotărâri judecătorești, acte de partaj;
• date financiare: valoarea serviciilor, plățile efectuate, documentele fiscale emise;
• semnătura dumneavoastră, inclusiv atunci când o dați electronic, pe telefon, pe documentele întocmite de noi;
• fotografii de teren, atunci când măsurătoarea o impune.

Datele provin de la dumneavoastră, din actele pe care ni le puneți la dispoziție și din evidențele publice ale ANCPI.

3. De ce le prelucrăm și în ce temei

Prelucrarea codului numeric personal este necesară pentru identificarea în documentațiile cadastrale și în evidențele de carte funciară, potrivit reglementărilor în domeniu.

4. Cui transmitem datele

• ANCPI / OCPI — pentru înregistrarea documentației, prin depunerea cererii;
• primăria unității administrativ-teritoriale, când documentația o impune;
• notarul public, dacă lucrarea se leagă de o operațiune notarială;
• contabilul nostru și autoritățile fiscale, pentru documentele financiare;
• furnizorul aplicației informatice pe care o folosim (JERICHO CONCEPT S.R.L.), în situații limitate: asistență tehnică la cererea noastră și, dacă folosim funcțiile de inteligență artificială ale aplicației, transmiterea temporară a conținutului analizat. Furnizorul acționează ca persoană împuternicită, pe baza unui acord scris, și nu are acces la baza noastră de date;
• furnizorul de facturare electronică, dacă emitem facturi prin acesta.

Datele nu se vând, nu se transmit în scop publicitar și nu se folosesc pentru profilare.

5. Inteligența artificială

(Se păstrează acest paragraf numai dacă biroul folosește funcțiile de inteligență artificială din aplicație.)

Pentru a lucra mai rapid folosim, în anumite situații, funcții asistate de inteligență artificială: interpretarea observațiilor primite de la ANCPI și, la alegerea noastră, recunoașterea automată a actului de identitate. În aceste cazuri conținutul respectiv se transmite temporar către furnizorul aplicației și, prin el, către furnizorul modelului, fără a fi stocat de aceștia și fără a fi folosit pentru antrenarea modelelor. Decizia asupra documentației rămâne întotdeauna a inginerului autorizat.

6. Cât timp păstrăm datele

• documentația cadastrală și actele aferente — pe durata impusă de reglementările ANCPI privind arhivarea;
• documentele financiar-contabile — 10 ani, potrivit legislației fiscale;
• datele de contact — pe durata relației și 3 ani după finalizarea ultimei lucrări, pentru eventuale solicitări ulterioare.

7. Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție, precum și dreptul de a nu fi supus unei decizii automate.

Important: dreptul la ștergere nu se poate exercita asupra documentelor pe care legea ne obligă să le păstrăm (documentația depusă la ANCPI, evidențele contabile). În aceste cazuri putem restricționa prelucrarea, dar nu putem șterge.

Solicitările se transmit la [e-mail birou] și primesc răspuns în cel mult 30 de zile. Dacă vă considerați nedreptățit, vă puteți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, București, www.dataprotection.ro) sau instanței competente.

8. Securitate

Datele se află pe echipamentele biroului, protejate prin conturi de utilizator cu parolă și prin copii de siguranță. Accesul îl au numai persoanele din birou care au nevoie de el pentru lucrare.

9. Consecințele nefurnizării datelor

Datele de la secțiunea 2 sunt necesare pentru întocmirea documentației. Fără ele nu putem executa contractul și nu putem depune lucrarea la ANCPI.

Notă de informare pusă la dispoziție, ca model, de JERICHO CONCEPT S.R.L. · cadarsys.ro. Biroul răspunde pentru adaptarea și folosirea ei.