Acord de prelucrare a datelor cu caracter personal

Versiunea documentului 1.0 · În vigoare din 18.08.2026

Prezentul acord se încheie în temeiul art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), între:

• Operatorul — biroul licențiat care folosește aplicația CADARSYS, și
• Persoana împuternicită — JERICHO CONCEPT S.R.L., CUI 46008592, cu sediul în Str. Nufărului nr. 27D, bl. PB147, ap. 15, Oradea, județul Bihor, România, 410533.

Acordul acoperă toate situațiile în care Persoana împuternicită prelucrează date cu caracter personal în numele Operatorului. Acestea sunt două, descrise în anexe:

• Anexa 1 — Funcțiile de inteligență artificială, dacă Operatorul le folosește;
• Anexa 2 — Suport tehnic și acces la distanță, când Operatorul transmite fișiere pentru diagnostic sau acceptă o sesiune de asistență.

În afara acestor două situații, datele rămân local la Operator, iar Persoana împuternicită nu are acces la ele și nu prelucrează nimic în numele acestuia. Comunicarea aplicației cu servicii alese de Operator (facturare electronică, hărți, mesagerie, e-mail, ANCPI) nu intră sub acest acord: acolo Operatorul contractează direct cu furnizorii respectivi — vezi Anexa A a Politicii de confidențialitate.

Acordul face parte din Contractul de licență (EULA) și se consideră încheiat odată cu acceptarea acestuia.

Anexa 1 — Funcțiile de inteligență artificială

1. Obiectul, natura și scopul prelucrării

Persoana împuternicită transmite, în numele Operatorului, conținutul solicitat de utilizator către un model de inteligență artificială și returnează răspunsul. Prelucrarea constă exclusiv în transmiterea (tranzitul) și contorizarea consumului, fără stocarea conținutului.

Scopurile sunt cele alese de Operator prin folosirea funcțiilor: asistență conversațională privind lucrările biroului, interpretarea referatelor emise de ANCPI, recunoașterea de precizie maximă a actelor de identitate.

Excepție — cheia proprie a Operatorului. Dacă Operatorul configurează în aplicație propria cheie de acces la furnizorul modelului, conținutul se transmite direct de la calculatorul său către acel furnizor, fără a trece prin serverele Persoanei împuternicite și fără a fi contorizat. În această situație Persoana împuternicită nu prelucrează datele respective, prezentul acord nu se aplică acelui flux, iar raportul contractual și temeiul transferului sunt exclusiv între Operator și furnizorul modelului.

2. Durata

Pe durata contractului de licență, cât timp funcțiile de inteligență artificială rămân active. Prelucrarea efectivă a fiecărei cereri durează cât transmiterea ei, ordinul de mărime fiind de secunde.

3. Categoriile de persoane vizate

Clienți și potențiali clienți ai Operatorului (persoane fizice și reprezentanți ai persoanelor juridice), proprietari de imobile menționați în documentații, angajați și colaboratori ai Operatorului.

4. Tipurile de date prelucrate

În funcție de ce alege utilizatorul să transmită:

• date de identificare: nume, prenume, adresă, telefon, e-mail;
• codul numeric personal, seria și numărul actului de identitate, atunci când acestea apar în datele pe care utilizatorul le supune analizei;
• imaginea actului de identitate, atunci când se folosește recunoașterea de precizie maximă;
• date privind imobilele: numere cadastrale, topografice, de carte funciară, tarla și parcelă, adrese, suprafețe;
• conținutul actelor și al referatelor pe care utilizatorul le supune analizei;
• date financiare privind lucrarea (valori, plăți), dacă utilizatorul le include în întrebare.

Nu se prelucrează în mod intenționat categorii speciale de date în sensul art. 9 GDPR. Operatorul se obligă să nu transmită astfel de date prin aceste funcții.

5. Obligațiile Persoanei împuternicite

Persoana împuternicită:

1. prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Operatorului; folosirea unei funcții acoperite de anexe constituie o astfel de instrucțiune. Dacă Persoanei împuternicite îi revine, în temeiul dreptului Uniunii ori al dreptului național, obligația de a transfera date, aceasta informează Operatorul cu privire la cerința legală înainte de prelucrare, cu excepția cazului în care legea interzice o asemenea informare din motive importante de interes public;
2. nu stochează conținutul cererilor sau al răspunsurilor. Serverul păstrează doar contoare agregate: număr de cereri, unități de text procesate, cost estimat, pe lună și pe birou;
3. nu folosește datele în scop propriu, nu le comercializează și nu le folosește pentru antrenarea vreunui model;
4. asigură confidențialitatea: accesul este limitat la persoanele care au nevoie de el, obligate la confidențialitate;
5. aplică măsuri tehnice adecvate: transmitere prin conexiuni criptate, autentificare prin codul de licență, limitarea numărului de cereri, chei de acces păstrate în afara spațiului public al serverului, jurnalizarea evenimentelor administrative;
6. asistă Operatorul în îndeplinirea cererilor persoanelor vizate. Întrucât nu stochează conținut, Persoana împuternicită nu poate furniza, rectifica sau șterge date individuale — poate confirma însă absența oricărei stocări;
7. asistă Operatorul în asigurarea securității, în notificarea încălcărilor și în evaluările de impact, în limita informațiilor de care dispune;
8. notifică Operatorul fără întârziere nejustificată, în cel mult 48 de ore de la luarea la cunoștință, în caz de încălcare a securității care afectează fluxul reglementat prin prezentul acord;
9. la încetarea contractului nu are ce șterge sau restitui în ceea ce privește conținutul cererilor de inteligență artificială, întrucât acesta nu este stocat în sistemele proprii; conținutul aflat temporar la subîmputernicit se șterge potrivit termenilor acestuia, indicați în secțiunea 7. Fișierele primite la suport se șterg în condițiile Anexei 2. Contoarele agregate, care nu conțin date ale persoanelor vizate, se păstrează în evidențele contabile;
10. pune la dispoziția Operatorului informațiile necesare pentru a demonstra respectarea art. 28 GDPR și permite audituri rezonabile, anunțate cu 30 de zile înainte, cel mult o dată pe an, pe cheltuiala Operatorului;
11. informează imediat Operatorul dacă apreciază că o instrucțiune primită de la acesta încalcă GDPR sau alte dispoziții privind protecția datelor.

6. Obligațiile Operatorului

Operatorul:

1. se asigură că are un temei legal pentru prelucrarea datelor pe care le transmite;
2. informează persoanele vizate cu privire la folosirea unor servicii de inteligență artificială, în propria sa politică de confidențialitate;
3. nu transmite prin aceste funcții mai multe date decât sunt necesare pentru întrebarea pusă;
4. își instruiește utilizatorii în acest sens și decide dacă activează sau nu funcțiile;
5. răspunde pentru legalitatea instrucțiunilor pe care le dă.

7. Subîmputerniciți

Operatorul autorizează, prin prezentul acord, folosirea următorului subîmputernicit:

Persoana împuternicită impune fiecărui subîmputernicit, prin contract, aceleași obligații de protecție a datelor pe care și le-a asumat prin prezentul acord și rămâne pe deplin răspunzătoare față de Operator pentru îndeplinirea lor.

Persoana împuternicită anunță Operatorul, cu 30 de zile înainte, orice intenție de a adăuga sau înlocui un subîmputernicit. Operatorul poate obiecta motivat; dacă obiecția nu poate fi soluționată, Operatorul poate dezactiva funcțiile de inteligență artificială sau rezilia partea corespunzătoare a contractului, cu restituirea proporțională a sumelor plătite în avans.

8. Transferuri internaționale

Singurul transfer în afara Spațiului Economic European este cel către Anthropic PBC, descris mai sus, realizat pe baza clauzelor contractuale standard.

La cerere scrisă adresată la contact@cadarsys.ro, Persoana împuternicită pune la dispoziția Operatorului, în termen de 30 de zile, o copie a clauzelor contractuale standard aplicabile transferului și a evaluării aferente.

9. Răspundere

Răspunderea Persoanei împuternicite în legătură cu prezentul acord se supune limitărilor din Contractul de licență (EULA), în măsura permisă de lege. Nicio prevedere a acestui acord nu limitează drepturile persoanelor vizate în raport cu oricare dintre părți.

10. Dezactivare

Operatorul poate opri în orice moment funcțiile de inteligență artificială din setările aplicației. Din acel moment, niciun conținut nu mai părăsește echipamentele sale, iar prezentul acord încetează să mai producă efecte, cu excepția obligațiilor deja născute.

Anexa 2 — Suport tehnic și acces la distanță

Obiectul. Când Operatorul transmite Persoanei împuternicite fișiere pentru diagnostic (o copie a bazei de date, un document generat greșit, o captură de ecran, un jurnal de erori) ori acceptă o sesiune de asistență la distanță, Persoana împuternicită poate lua cunoștință de date cu caracter personal ale clienților Operatorului și ale angajaților acestuia.

Natura și scopul. Exclusiv identificarea și remedierea problemei semnalate. Datele nu se folosesc în niciun alt scop, nu se comunică nimănui și nu se folosesc pentru dezvoltarea produsului decât sub formă anonimizată.

Durata. Pe durata soluționării solicitării. Fișierele primite se șterg în cel mult 90 de zile de la închiderea acesteia.

Categoriile de date și de persoane vizate. Aceleași ca la secțiunile 3 și 4 din prezentul acord, la care se pot adăuga, în funcție de fișierele transmise, orice date existente în baza Operatorului.

Condiții.

1. Fiecare sesiune de asistență la distanță se desfășoară numai cu acordul explicit al Operatorului, dat pentru sesiunea respectivă, și sub supravegherea acestuia.
2. Persoana împuternicită nu accesează calculatoarele Operatorului fără un asemenea acord.
3. Intervențiile se consemnează: data, persoana care a intervenit, problema, fișierele primite.
4. Persoana împuternicită nu folosește subîmputerniciți pentru această prelucrare.
5. Persoana împuternicită recomandă Operatorului să transmită, ori de câte ori este posibil, fișiere fără date reale de client.

JERICHO CONCEPT S.R.L. · contact@cadarsys.ro · cadarsys.ro